礼仪是指在人际交往中,自始至终地以一定的、约定俗成的程序方式来表现的律已、敬人的完整行为。它注重交往中的规范性、对象性、技巧性。下面有小编整理的关于办公室接待礼仪,欢迎阅读!
外单位客人到本单位来访,无论是办事、求助,还是取经、调研等,一般都是在办公室进行。在办公室里接待客人,有如下一套礼仪:
早做准备,保持办公室优雅环境
办公室平时也应保持优雅、整洁的环境。如有客人来访,则更应保持较高水平的工作条件。
客人来访,一般是会早打招呼、早有约定的。得知客人来访消息后,应告知有关部门早做准备,把办公室收拾得干净利落。窗户要明亮,桌椅要整洁,东西要整齐有序,空气要清新。冬季要温暖,夏季要凉爽。茶水早备好,对有的客人还可备些水果。
总之,办公室是领导的办公场所,是本单位的门面,反映出接待人员的精神面貌和工作作风,代表着单位形象,必须认真布置。当然,也不必豪华阔气。
如果来客较多,或客人规格较高,来访的目的又比较严肃,也可以在专门的会议室(会客室)接待。会议室(会客室)也应早做准备,以迎客人。
准备好有关材料
客人来访前的准备工作,除了接待场合(办公室或会议室、会客室)精心布置外,还有一项重要任务就是材料的准备。客人来访,是参观本单位某某部门,还是了解、考察某项工作?是商洽某方面的问题,还是研究相互合作事宜?务需心中有数。有关客人来访的目的,一般对方早已提前告知,应根据双方商定的会谈事宜,或客人的请求,让有关人员早做准备。需要什么数字、情况、资料,事先提供出来,该打印的打印,该论证的论证,该先拿出初步意见的先统一内部口径。省得客人来后现找现查,或无法表态,显得被动。
工作人员礼貌接待
客人到来,要抽调若干工作人员进行接待。接待的工作人员,有的是服务、礼仪接待,比如引导、倒茶倒水、留饭宴请的热情招待等;有的是工作需要接待,比如参加会谈、介绍情况、参与商讨等。
无论负责哪方面的工作人员,都应衣着整洁,走动轻盈,仪态大方,待人彬彬有礼。风风火火,莽莽撞撞,衣帽不整,言谈粗俗,是对客人的不礼貌,也会使本单位大失体面。
在与客人会谈过程中,无关人员应自动退避。至于礼仪、服务人员,应定时敲门而进,倒茶续水,取换毛巾,进行热情服务;但服务不应影响主客双方会谈,要保持现场的安静。服务完毕应轻轻退出。
送客
若客人办事已毕要走,一定送别。办公室相关人员也要随之送行。
客人若自备车辆,工作人员可早些通知司机(或由客人方工作人员自行通知)。若需本单位送回,需要早做车辆安排,勿使久等。
可视情况,决定送至办公室门口或单位大门口。送别时应说些客气话:欢迎再来。欢迎常联系。川接待不周,请多原谅等。
(一)办公室定置标准
1、各职能部门办公室要统一绘制物品摆放定置图,并将图贴在办公室门后或室内墙壁上。
2、物品要按定置图的编号顺序依次摆放,做到整齐、美观、舒适、大方。
3、办公室内与工作无关的物品,一律清除。
4、文件资料柜要贴墙摆放。
5、轮流安排值日,负责卫生清扫及检查物品定置摆放情况(或按公司既定安排执行)。
(二)办公桌定置标准
1、定置要分门别类,分出哪些物品常用,哪些不常用,哪些天天用;
2、物品摆放部位要体现顺手、方便、整洁、美观、有利于提高工作效率;
3、办公桌设置摆放要有标准定置图,与工作无关的物品不要放在办公桌内;
4、桌面定置的(参考)要求:中上侧摆放台历或水杯(烟缸)、电话等;右侧摆放文件筐(盒)、等待处理的管理资料;中下侧摆放需马上处理的业务资料;左侧摆放有关业务资料;
(三)工作椅定置标准
1、人离开办公室(在办公楼内),座位原位放置;
2、人离开办公室短时外出,座位半推进;
3、人离开办公室,超过四小时或休息,座位完全推进。
(四)文件资料定置标准
1、文件资料的摆放要合理、整齐、美观;
2、各类资料、物品要编号,摆放应符合定置图中的要求,做到号、物、位、图相符;
3、定置图要贴在文件资料柜内;
4、保持柜内清洁整齐,随时进行清理、整顿。
礼仪是人类为维系社会正常生活而要求人们共同遵守的最起码的道德规范,它是人们在长期共同生活和相互交往中逐渐形成,并且以风俗、习惯和传统等方式固定下来。下面是小编为大家整理的关于办公室秘书必备的接待礼仪常识,仅供参考借鉴,希望可以帮助到大家。
迎来送往,是社会交往接待活动中最基本的形式和重要环节,是表达主人情谊、体现礼貌素养的重要方面。尤其是迎接,是给客人良好第一印象的最重要工作。给对方留下好的第一印象,就为下一步深入接触打下了基础。迎接客人要有周密的布署,应注意以下事项。
(一)对前来访问、洽谈业务、参加会议的外国、外地客人,应首先了解对方到达的车次、航班,安排与客人身份、职务相当的人员前去迎接。若因某种原因,相应身份的主人不能前往,前去迎接的主人应向客人作出礼貌的解释。
(二)主人到车站、机场去迎接客人,应提前到达,恭候客人的到来,决不能迟到让客人久等。客人看到有人来迎接,内心必定感到非常高兴,若迎接来迟,必定会给客人心里留下阴影,事后无论怎样解释,都无法消除这种失职和不守信誉的印象。
(三)接到客人后,应首先问候一路辛苦了、欢迎您来到我们这个美丽的城市、欢迎您来到我们公司等等。然后向对方作自我介绍,如果有名片,可送予对方。注意送名片的礼仪:
1、当你与长者、尊者交换名片时,双手递上,身体可微微前倾,说一句请多关照。你想得到对方名片时,可以用请求的口吻说:如果您方便的话,能否留张名片给我
2、作为接名片的人,双手接过名片后,应仔细地看一遍,千万不要看也不看就放入口袋,也不要顺手往桌上扔
(四)迎接客人应提前为客人准备好交通工具,不要等到客人到了才匆匆忙忙准备交通工具,那样会因让客人久等而误事
(五)主人应提前为客人准备好住宿,帮客人办理好一切手续并将客人领进房间,同时向客人介绍住处的服务、设施,将活动的计划、日程安排交给客人,并把准备好的地图或旅游图、名胜古迹等介绍材料送给客人。
(六)将客人送到住地后,主人不要立即离去,应陪客人稍作停留,热情交谈,谈话内容要让客人感到满意,比如客人参与活动的背景材料、当地风土人情、有特点的自然景观、特产、物价等。考虑到客人一路旅途劳累,主人不宜久留,让客人早些休息。分手时将下次联系的时间、地点、方式等告诉客人
二、接待礼仪
接待客人要注意以下几点
(一)客人要找的负责人不在时,要明确告诉对方负责人到何处去了,以及何时回本单位。请客人留下电话、地址,明确是由客人再次来单位,还是我方负责人到对方单位去
(二)客人到来时,我方负责人由于种种原因不能马上接见,要向客人说明等待理由与等待时间,若客人愿意等待,应该向客人提供饮料、杂志,如果可能,应该时常为客人换饮料
(三)接待人员带领客人到达目的地,应该有正确的引导方法和引导姿势。
1、在走廊的引导方法。接待人员在客人二三步之前,配合步调,让客人走在内侧。
2、在楼梯的引导方法。当引导客人上楼时,应该让客人走在前面,接待人员走在后面,若是下楼时,应该由接待人员走在前面,客人在后面,上下楼梯时,接待人员应该注意客人的安全
3、在电梯的引导方法。引导客人乘坐电梯时,接待人员先进入电梯,等客人进入后关闭电梯门,到达时,接待人员按开的钮,让客人先走出电梯。
4、客厅里的引导方法。当客人走入客厅,接待人员用手指示,请客人坐下,看到客人坐下后,才能行点头礼后离开。如客人错坐下座,应请客人改坐上座(一般靠近门的一方为下座)。
(四)诚心诚意的奉茶。我国人民习惯以茶水招待客人,在招待尊贵客人时,茶具要特别讲究,倒茶有许多规矩,递茶也有许多讲究。
三、乘车礼仪
(一)小轿车
1、小轿车的座位,如有司机驾驶时,以后排右侧为首位,左侧次之,中间
座位再次之,前坐右侧殿后,前排中间为末席。
2、如果由主人亲自驾驶,以驾驶座右侧为首位,后排右侧次之,左侧再次之,而后排中间座为末席,前排中间座则不宜再安排客人。
3、主人夫妇驾车时,则主人夫妇坐前座,客人夫妇坐后座,男士要服务于自己的夫人,宜开车门让夫人先上车,然后自己再上车。
4、如果主人夫妇搭载友人夫妇的车,则应邀友人坐前座,友人之妇坐后座,或让友人夫妇都坐前座。
5、主人亲自驾车,坐客只有一人,应坐在主人旁边。若同坐多人,中途坐前座的客人下车后,在后面坐的客人应改坐前座,此项礼节最易疏忽。
6、女士登车不要一只先踏入车内,也不要爬进车里。需先站在座位边上,把身体降低,让臀部坐到位子上,再将双腿一起收进车里,双膝一定保持合并的姿势。
(二)吉普车
吉普车无论是主人驾驶还是司机驾驶,都应以前排右坐为尊,后排右侧次之,后排左侧为末席。上车时,后排位低者先上车,前排尊者后上。下车时前排客人先下,后排客人再下车
(三)旅行车
我们在接待团体客人时,多采用旅行车接送客人。旅行车以司机座后第一排即前排为尊,后排依次为小。其座位的尊卑,依每排右侧往左侧递减。
四、馈赠礼仪
在经济日益发达的今天,人与人之间的距离逐渐缩短,接触面越来越广,一些迎来送往及喜庆宴贺的活动越来越多,彼此送礼的机会也随之增加。但如何挑选适宜的礼品,对每一个人都是费解的问题。懂得送礼技巧,不仅能达到大方得体的效果,还可增进彼此感情。
送礼忌讳
1、选择的礼物,你自己要喜欢,你自己都不喜欢,别人怎么会喜欢呢
2、为避免几年选同样的礼物给同一个人的尴尬情况发生,最好每年送礼时做记录为好。
3、千万不要把以前接收的礼物转送出去,或丢掉它,不要以为人家不知道,送礼物给你的人会留意你有没有用他所送的物品
4、切勿直接去问对方喜欢什么礼物,一方面可能他要求的会导致你
超出预算,另一方面你即使照着他的意思去买,可能会出现这样的情况,就是:呀,我曾经见过更大一点的,大一点不是更好吗?
5、切忌送一些将会刺激别人感受的东西。
6、不要打算以你的礼物来改变别人的品味和习惯
7、必须考虑接受礼物人的职位、年龄、性别等。
8、即使你比较富裕,送礼物给一般朋友也不宜太过,而送一些有纪念的礼物较好。如你送给朋友儿子的礼物贵过他父母送他的礼物,这自然会引起他父母的不快,同时也会令两份礼物失去意义
接受一份你知道你的朋友难以负担的精美礼品,内心会很过意不去,因此,送礼的人最好在自己能力负担范围内较为人乐于接受。
9、谨记除去价钱牌及商店的袋装,无论礼物本身是如何不名贵,最好用包装纸包装,有时细微的地方更能显出送礼人的心意
10、考虑接受者在日常生活中能否应用你送的礼物。
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