会面礼仪
会面,通常是指在较为正式的场合与别人相见。在日常工作中,基层公务员往往需要会见各式各样的客人。在会见他人时,尤其是当基层公务员以主人的身份在工作岗位上会见正式来访的客人时,既要对对方热情、友好,又要讲究基本的会面礼节。从某种意义上来说,假如不讲究基本的会面礼节,那么基层公务员对会见对象的热情友好往往便难以得到体现。在工作岗位上,会见客人的礼节甚多。对一般的基层公务员而言,称呼、问候、介绍、握手、座次、合影等,当属人人皆须掌握的最基本的会面礼节。
一、称呼的习惯
称呼,一般是指人们在交往应酬中彼此之间所采用的称谓语。选择正确的、适当的称呼,既反映着自身的教养,又体现着对他人的重视程度,有时甚至还体现着双方关系所发展到的具体程度。
基层公务员在正式场合所使用的称呼,主要应注意如下两点。
(一)称呼正规
在工作岗位上,人们所使用的称呼自有其特殊性。下述正规的五种称呼方式,是可以广泛采用的。
1.称呼行政职务。在人际交往中,尤其是在对外界的交往中,此类称呼最为常用。意在表示交往双方身份有别。
2.称呼技术职称。对于具有技术职称者,特别是具有高、中级技术职称者,在工作中可直称其技术职称,以示对其敬意有加。
3.称呼职业名称。一般来说,直接称呼被称呼者的职业名称,往往都是可行的。
4.称呼通行尊称。通行尊称,也称为泛尊称,它通常适用于各类被称呼者。诸如“同志”、“先生”等,都属于通行尊称。不过,其具体适用对象也存在差别。
5.称呼对方姓名。称呼同事、熟人,可以直接称呼其姓名,以示关系亲近。但对尊长、外人,显然不可如此。
(二)称呼之忌
以下四种错误称呼,都是基层公务员平日不宜采用的。
1.庸俗的称呼。基层公务员在正式场合假如采用低级庸俗的称呼,是既失礼,又失自己身份的。
2.他人的绰号。在任何情况下,当面以绰号称呼他人,都是不尊重对方的表现。
3.地域性称呼。有些称呼,诸如,“师傅”、“小鬼”等,具有地域性特征不宜不分对象地滥用。
4.简化性称呼。在正式场合,有不少称呼不宜随意简化。例如,把“张局长”、“王处长”称为“张局”、“王处”,就显得不伦不类,又不礼貌。
二、问候的做法
问候,亦称问好、打招呼。一般而言,它是人们与他人相见时以语言向对方进行致意的一种方式。通常认为,一个人在接触他人时,假定不主动问候对方,或者对对方的问候不予以回应,便是十分失礼的。
在有必要问候他人时,基层公务员主要需要在问候的次序、问候的态度、问候的内容等三个方面加以注意。
(一)问候次序
在正式会面时,宾主之间的问候,在具体的次序上有一定的讲究。
1.一个人问候另一个人。一个人与另外一个人之间的问候,通常应为“位低者先行”。即双方之间身份较低者首先问候身份较高者,才是适当的。
2.一个人问候多人。一个人有必要问候多个人时,既可以笼统地加以问候,也可以逐个加以问候。当一个人逐一问候许多人时,既可以由“尊”而“卑”、由长而幼地依次而行,也可以由近而远地依次而行。
(二)问候态度
问候是敬意的一种表现。当问候他人时,在具体态度上需要注意四点:
1.主动。问候他人,应该积极、主动。当他人首先问候自己之后,应立即予以回应。
2.热情。在问候他人时,通常应表现得热情而友好。毫无表情,或者表情冷漠,都是应当避免的。
3.自然。问候他人时的主动、热情的态度,必须表现得自然而大方。矫揉造作、神态夸张,或者扭扭捏担,都不会给他人以好的印象。
4.专注。基层公务员在对其交往对象进行问候时,应当面含笑意,以双目注视对方的两眼,以示口到、眼到、意到,专心致志。
(三)问候内容
问候他人,在具体内容上大致有两种形式,它们各有自己适用的不同范围。
1.直接式。所谓直接式问候,就是直截了当地以问好作为问候的主要内容。它适用于正式的人际交往,尤其是宾主双方初次相见。
2.间接式。所谓间接式问候,就是以某些约定俗语成的问候语,或者在当时条件下可以引起的话题,诸如,“忙什么呢”、“您去哪里”,来替代直接式问好。它主要适用于非正式交往,尤其是经常见面的熟人之间。
(一)谈话礼仪
语言文字,是人类用以表达思想、交流情感、沟通信息的特有工具。在日常工作与生活里,基层公务员不仅需要具备一定的语言文字的使用能力,而且还必须以此作为自身最为重要的交际工具。
俗话说:“言为心声”,“字如其人”。在平日运用语言文字时,基层公务员必须对其多加要求,恪守成规。所谓语言礼仪规范,指的就是基层公务员运用语言文字不能不遵守的一些成规。
具体而言,语言礼仪规范实际上体现于两个相互关联的不同方面。一方面,它对基层公务员“说什么”、“写什么”有所规范,此即所谓“内容美”。另一方面,它对基层公务员“怎样说”、“怎样写”也有所要求,此即所谓“形式美”。
运用语言文字时,基层公务员不能忽略其“内容美”,因为离开了内容,其具体内容便无本可依。与此同时,对其“形式美”也应高度关注,因为内容体现于形式,形式表现内容。完全忽略了形式,语言文字的“内容美”便无从谈起。总而言之,基层公务员对语言文字的“内容美”与“形式美”应给予同等重视。
公文礼仪
公文,即相对私人文书而言的公务文书的简称。各级行政机关的公文,就是各级公务员在公务活动中所使用的书面文字材料。广义的公文还包括图表、录像、录音、物证等各种适应实际需求的内容。
公文是传达、贯彻党和国家的方针政策,发布行政法规和规章,施行行政措施,请示和答复问题,指示和商议工作,以及报告情况,交流经验的重要工具。公文具有严肃的政治性、规范的程式性、绝对的权威性、直接的实用性和明确的工具性等鲜明的特点。
根据1993年11月21日由国务院办公厅重新颁布的《国家行政机关公文处理办法》,我国将现行行政公文分为如下12类13种,并对每一类每一种公文的具体内容、适用范围、适用对象都作了具体的规定。
命令 适用于依照有关法规发布重要行政法规和规章,采取重大强制性行政措施,奖惩有关人员,撤销下级机关不适应的决定等。
议案 适用于各级人民政府按法定程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
决定 适用于对重大活动或事项作出安排。
指示 适用于对下级机关布置工作,阐明工作活动的指导原则。
公告和通告 向国内外宣告法定事项或其他重要事项用“公告”;在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项则用“通告”。
通知
适用于发布行政法规和规章,批转下级机关的公文,转发上级机关或不相隶属机关的公文,传达要求下级机关和有关单位需要周知或共同执行的事项,任免和聘用干部。
通报 适用于表彰先进、批评错误、传达重要情况。
报告 适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议,答复上级机关的询问。
请示 适用于向上级机关请求指示、批准。
批复 适用于答复下级机关的请示事项。
函 适用于互不隶属的机关之间商洽工作、询问和答复问题,向有关主管部门请求批准等。
会议纪要 适用于传达会议情况和会议精神。
各级行政机关的公文在公务活动中发挥着极其重要的作用。
第一,公文具有法规和准绳的作用。有的公文本身就属于法规文件,有的公文则是法规的具体化。它们对所涉及的对象都具有强制的约束力和规范作用,是个人和单位行动的准绳。
第二,公文具有领导和指导的作用。通过互行公文,上级机关可传达领导意图,下级机关则可遵照执行、贯彻领导意图。
第三,公文具有教育和宣传的作用。国家行政机关可通过公文进行自上而下的宣传,以达到教育、启示、动员、释疑解惑、说明的作用。
第四,公文具有联系和知照的作用。通过互行公文,各级行政机关可互相交流、沟通信息、了解情况、掌握实情,从而提高办事效率和领导水平。
第五,公文具有依据和证明的作用。公文是发文单位开展公务活动的记载,也是收文单位联系、开展工作的书面凭据,起着公认的“立此存照”的作用。
正是因为公文在国家行政工作中扮演着如此重要的角色,使得遵行公文礼仪成为基层公务员的一项基本职责。
公文礼仪,即基层公务员在撰制和办理公文时应当遵守的规范和惯例。我国公文礼仪的基础,即国务院办公厅重新颁布的《国家行政机关公文处理办法》。本节将从公文的撰制、公文的行文、公文的办理这三个方面对公文礼仪进行具体阐述。
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