(二)收文程序
收到公文后,基层公务员一定要按程序对其进行处理。
1.登记。各级行政机关在收到公文后,务必要对所收公文进行登记。各种公文一般可按“上级文件”、“下级文件”、“需承办文件”、“一般性文件”4个类型分类登记。登记内容包括收文序号、收文日期、来文单位、来文标题、密级、领导批示与承办情况、归卷号及备注等。收文登记时字迹要清晰工整,平件、密件要明确区分,急缓程度要严格分清。登记的基本要求是准确、详实。
2.拟办、批办。拟办即基层公务员在收到来文后提出初步的办理方案或建议,供领导参考。拟办意见应简明扼要,并可随同附上与来文有关的材料,交领导参看。
批办即机关领导对需要办理的公文进行批示,提出执行、办理的原则与方法,并签署姓名与日期。批办要及时、迅速,批示的意见要明确、具体。
3.承办。承办即基层公务员根据领导批示意见,对公文的具体执行办理。承办时应当统筹规划、妥善安排。要分清来文的主次缓急,有步骤有计划地办理,优先办理重要的公文。一般而言,特急件应随收随办,当时或当天办结;急件也应随收随办;限时处理的公文当以规定时间为限,不得拖延;其他一般公文也应尽快办理。
4.催办。催办即对公文办理的督促与检查,主要是指在收到公文后,对本机关各承办部门的公文处理工作进行监督与检查。各级行政机关应建立健全机关公文催办系统和催办的登记、分层逐级汇报制度,以落实催办工作。
信函礼仪
信函,是书信的正式称呼。在人际交往中,信函是一种应用极为广泛的书面交流形式。对于广大基层公务员而言,信函在实际工作中扮演着举足轻重的角色。因此,每一位基层公务员都必须熟练掌握信函的书写和使用规范。
尽管公务信函和私人信函都属于信函的一种,但由于适用范围和使用目的大相径庭,两者在书写和办理上存在很多不同之处。本节拟就公务信函的格式和内容、回复和保存等方面需要严格遵守的规范要求作出具体阐述,并举例说明特殊公务信函的书写方法。
一、内容与格式
信函的最大功效和目的在于传递信息,因此其内容必须完整无缺,其表述必须准确清楚,如果信函的内容不够完整,表述不够规范,甚至词不达意,就难以准确有效地传递信息,进而延误公务的开展,而且耗费读信者不必要的时间和精力。
而要使信函的内容完整无缺,表述准确清楚,关键一点就在于要严格遵守信函的书写格式。信函的格式如同信函的骨架,贯穿信函始末,支撑起所有的内容。没有完整而准确的信函格式,信函就像是散了架的机器,没有任何功效和意义。
公务信函的格式与私人信函大致相同。具体而言,可分为笺文格式和封文格式两方面。
(一)笺文格式
笺文,即写于信笺上的书信内容。笺文一般由抬头、启词、正文、祝词、落款以及附言等几部分组成。
1.抬头。它是对收件人的称呼,于信笺首行顶格书写,并且单独成行。基层公务员在书写公务信函的抬头时,通常适用的称呼有如下几类:一是以姓氏加上称谓词作称呼,例如“黄先生”、“耿同志”等,这类称呼显得较为自然;二是以姓氏加上职衔作为称呼,例如“赵科长”、“林主任”等,这类称呼多用于关系一般的交往双方之间;三是以字号相称,文人雅士多有字号,平辈之间采用字号称呼是较为正规、讲究的做法。
称呼之前,可加一些适当的形容词,如“尊敬的”、“敬爱的”等;称呼之后亦可加一些适当的提称词。提称词多用于以书面语言写成的信函中。使用提称词应注意使之与称谓配合使用。例如对尊长应用“尊鉴”,对平辈应用“惠鉴”,对晚辈应用“青鉴”,对女性应用“涉鉴”,等等。
2.启词。启词是正文之前的开场白。既可表示客气寒暄,也可提示写信原因。启词应于抬头之下另行空两格书写,一般应单独成段。
公务信函的启词应力求篇幅简短,不可过于啰嗦。采用“您好”一类的简略启词可使之成为正文首句,而不必单独成段。
3.正文。正文是书信的主体部分,是写信者叙述的正事所在。为方便阅读,正文可酌情分段,每段句首空两格,转行后顶格书写。
正文虽是公务信函的“主心骨”,但亦应力求简明扼要,以简单的语言说全、说清书信的主旨。切忌啰啰嗦嗦、拖沓冗长,甚至词不达意、文不对题。
正文的语言要求平实朴素但不失礼貌优雅。语言的朴实是基层公务员“人民公仆”形象的内在要求;语言的优雅则不仅体现着一个人的修养,而且也体现着对交往对象的尊重。如果语言过于粗俗、枯燥,不仅会使自己在交往对象眼中的形象受损,而且还会被怀疑不尊重对方。
4.祝词。祝词即写信者在笺文结尾向收信者所表达的祝愿、钦敬、勉慰之语。祝词一般包括两部分内容。一是应酬语,即笺文结尾特以一两句话结束正文的语句。应酬语应当简洁而自然。有时亦可同时再用一些敬语,以示谦恭,如“草此”、“肃此”、“敬此”等。二是问候祝福语,即出于礼貌而对收信人所作的不可缺少的祝颂或问候。如“敬颂春安”、“即颂大安”、“祝您成功”等。书写时应字斟句酌,具体对象具体对待。
祝词的书写格式要求较严。如果祝词较多,可单独成行,空两格后书写。也可将祝词分成两部分书写,其法有二:一是将“敬颂”、“敬请”一类词单独成行,前空四格,而将“春祺”、“大安”一类词另行顶格书写;二是将“敬请”、“敬颂”一类词置于正文末句之后,不另行书写,则将“大安”、“春祺”一类词另起一行顶格书写。
5.落款。落款包括署名和日期两部分。署名应位于祝词之后另起一行的右方。若有写信者领导或同事的附问或写信者对收信者领导或同事的致意,则应另起一行书写,或直接写于署名之后。
一般而言,日期应具体到年月日,有时可只写月日。日期可写于署名之后,只空一格;亦可另起一行,写于署名的正下方。
6.附言。附言是写信者对正文的补充。附言往往以“又”、“另”一类词引出,或不写引出词,而以“又及”、“再及”一类词结束。
附言应在署名与日期之后另起一行空两格书写,且不必分段。附言力求简洁,无需另用信笺。切勿在信笺的上下左右乱写附言,令人眼花缭乱而不知所云。
(三)会议之后
会议结束,应做好必要的后续性工作,以便使之有始有终。后续性工作大致包括三项:
1.形成文件。这些文件包括会议决议、会议纪要等。一般要求尽快形成,会议一结束就要下发或公布。
2.处理材料。根据工作需要与有关保密制度的规定,在会议结束后应对与其有关的一切图文、声像材料进行细致的收集、整理工作。收集、整理会议的材料时,应遵守规定与惯例,应该汇总的材料,一定要认真汇总;应该存档的材料,要一律归档;应该回收的材料,一定要如数收回;应该销毁的材料,则一定要仔细销毁。
3.协助返程。大型会议结束后,其主办单位一般应为外来的与会者提供一切返程的便利。若有必要,应主动为对方联络、提供交通工具,或是替对方订购、确认返程的机票、船票、车票。当团队与会者或与会的特殊人士离开本地时,还可安排专人为其送行,并帮助其托运行李。
二、会场的排座
举行正式会议时,通常应事先排定与会者,尤其是其中重要身份者的具体座次。越是重要的会议,它的座次排定往往就越受到社会各界的关注。对有关会场排座的礼仪规范,基层公务员不但需要有所了解,而且必须认真遵守。在实际操办会议时,由于会议的具体规模多有不同,因此其具体的座次排定便存在一定的差异。
(一)小型会议
小型会议,一般指参加者较少、规模不大的会议。它的主要特征,是全体与会者均应排座,不设立专用的主席台。小型会议的排座,目前主要有以下三种具体形式。
1.自由择座。它的基本做法,是不排定固定的具体座次,而由全体与会者完全自由地选择座位就座。
2.面门设座。它一般以面对会议室正门之位为会议主席之座。其他的与会者可在其两侧自左而右地依次就座
3.依景设座。所谓依景设座,是指会议主席的具体位置,不必面对会议室正门,而是应当背依会议室之内的主要景致之所在,如字画、讲台等。其他与会者的排座,则略同于前者。
(二)大型会议
大型会议,一般是指与会者众多、规模较大的会议。它的最大特点,是会场上应分设主席台与群众席。前者必须认真排座,后者的座次则可排可不排。
1.主席台排座。大型会场的主席台,一般应面对会场主入口。在主席台上的就座之人,通常应当与在群众席上的就座之人呈面对面之势。在其每一名成员面前的桌上,均应放置双向的桌签。
主席台排座,具体又可分作主席团排座、主持人座席、发言者席位等三个不同方面的问题。
其一,主席团排座。主席团,在此是指在主席台上正式就座的全体人员。国内目前排定主席团位次的基本规则有三:一是前排高于后排,二是中央高于两侧,三是左侧高于右侧。具体来讲,主席团的排座又有单
其二,主持人座席。会议主持人,又称大会主席。其具体位置之所在有三种方式可供选择:一是居于前排正中央;二是居于前排的两侧;三是按其具体身份排座,但不宜令其就座于后排。
其三,发言者席位。发言者席位,又叫做发言席。在正式会议上,发言者发言时不宜就座于原处发言。发言席的常规位置有二:一是主席团的正前方(见图十九),二是主席台的右前方(见图二十)。
2.群众席排座。在大型会议上,主席台之下的一切座席均称为群众席。群众席的具体排座方式有二。
其一,自由式择座。即不进行统一安排,而由大家各自择位而坐。
其二,按单位就座。它指的是与会者在群众席上按单位、部门或者地位、行业就座。它的具体依据,既可以是与会单位、部门的汉字笔划的多少、汉语拼音字母的前后,也可以是其平时约定俗成序列。按单位就座时,若分为前排后排,一般以前排为高,以后排为低;若分为不同楼层,则楼层越高,排序便越低。
在同一楼层排座时,又有两种普遍通行的方式:一是以面对主席台为基准,自前往后进行横排,二是以面对主席台为基准,自左而右进行竖排。
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