步入职场了,加薪了,升职了,这个是我们每个从业者都愿意听到的词语。如果让你说说到底是什么让你获得了这样的机会呢!是努力么?那努力的表现又是什么?带着一串串的问题我们开始我们职场探讨。
如何看待职场中加班还是不加班?
每个人都遇到的灯火通明
记得自己刚毕业不久的那年,自己工作的分公司城市恰好是苏宁SAP系统上线的试点城市。可以想象一个零售系统需要切换的过程是相当的麻烦,又是试点的城市,白天忙于日常的业务和销售,系统后台的工作只能晚上来做,我记的应该在办公室3个晚上没有回家。整个办公室都是灯 火通明,让自己也没有感到任何的不适应。
办公室文化
那些年我们都很年轻,谁的青春应该都会有挑灯夜战的回忆。只要你是参与到销售、零售的工作的朋友,我相信你会连接到这段回忆。或者场景切换到为了赶稿子,为了给客户确定方案,为了参加明天的重要投标,那个灯火通明一定是你抹不掉的痕迹。
如果说努力的表现是什么?我想这个回忆就是努力,这个加班就是努力!那么我们开始下一个这场疑问,职场必须要加班么?职场真的是这样的 才对么?
加班和不加班时间不是企业外部的评价,是内心的追求
任何的言论都不要绑架社会大众的行为,如自己企业一样不能说加班和不加班的对错。也不能给学生已经发展步入一个职场的还有就是马上要步入职场的毕业生们任何的压力、焦虑。但是你遇到一些什么,你选择通过什么?你内心的追求目标是什么是我们教师可以分析探讨的。
享受生活,追求幸福是我们的目标,而工作和加班实际上是生活中的一个过程和工具,我认为这是一个很大的前提和框架。 重点是统一我们的目标。 然后我们会讨论这个过程的不同阶段。
努力攀登
含着金钥匙出生的毕竟是少数,大部分职场中的人还是普通人。也就是你我大部分不是富二代、拆二代。这个过程中你可能要做出的努力就要高于别人。具体的做法可能真的是,我们真的要付出别人2倍、3倍的时间来稍微的拉近彼此的距离。所以加班也就不再那么恐惧。因为你要成长,而成长的路上你会遇到各种阻力、困难。
每个人的办公室里总有潇洒者,他们对于职位、薪资好像很淡然。也从来不加班,他的业余时间很充分,做自己喜欢的事情,哪怕是健身、约三两好友小酌几杯。而且有一天他说,他要再出发去别处看看,摇摇手和你包括你的单位再见。我们好生羡慕,可是你我的内心清楚,我们做不了他的样子,不是吗?
很多人抱怨过加班,抵触过加班,有的人把加班当作一场励志的故事。无论怎么对待,其实加班还是不加班就是一个伪命题。因为有没有意义的主体是我们自己怎么看待,它一定不是目标,只是你我目标路上的一段选择而已!
导语:很多职场新手刚进入职场时都会遇到问题,每天忙得筋疲力尽,还觉得时间不够?很多时候明明很累,却一事无成?“为什么我效率这么低?”今天,小编将和大家讨论这个问题。小编希望能对你的事业有所帮助哦。
超高效提升工作效率的宝典
案例
Alice的父亲在政府部门工作了近10年,发现包括他自己在内的许多同事每天都很忙,但常常辛苦工作却没有功劳,而且总是没有结果。自我认知付出了不亚于任何人的努力和时间,但仍然无法得到(内部)客户的认可,考核绩效时结果不佳。甚至于,工作和家庭的平衡是不对等的,双方都很难取悦。
就像小编在前几年所感受到的那样,往往会因为某些事感到痛苦、困惑和沮丧。后来,通过学习和反思,学习提高效率,取得成效后,工作和生活才开始有了健康的发展。
感悟
提效率、出结果、需要知行合一,是知易行难的事情,Alice爸爸经过多年的努力工作,到目前为止取得了一些小的成就,才敢想出一些实用的信息来跟大家分享。
这一次主要分享提高工作效率的方法, Alice爸爸介绍了他每天使用的八种方法,不是普遍适用的,但可以参考。
一、思想决定出路,工作要有责任感。
为了有效率地工作,我们首先必须有责任感。Alice爸爸指的责任感表示不仅要对企业负责,要对自己的职位负责,更要对自己的生活和目标负责。我们必须把工作当作自己的事业,当作必须完成的责任。
只有当你认同工作是你自己的事业,而你每天为你所谓的老板工作实际上是为你自己的事业打拼,这样你才有动力高效地工作。
如果你认为这更像是虚构的,那是因为你的理解仍处于意识层面。当你的认知(责任感)进入意识前时,责任感会巧妙地影响你去提高工作效率。
二、每天反省自己
曾子说过:“吾日三省吾身---为人谋而不忠乎?与朋友交而不信乎?传不习乎?”
稻盛和夫的六要素指的是每天的自省。
自我反省是最低成本最接地气的提升方法,这不仅是一种态度,也是一种提高工作效率的方式。通过反省,可以发现工作中的缺点,然后找到突破点来提高工作效率。当然,你也可以等待其他人指出你的缺点,然后等待其他人教你或强迫您改进,但这样的成本是你愿意付出的吗?
三、学会创新,从小事做起
效率来自创新,这是陈词滥调,但很少有人愿意创新,特别是在公司里,因为创新有反复试验和错误的过程,反复试验和错误就有成本和风险。
然而,低成本、低风险的创新仍然是每个人都可以尝试的,比如创新的工作理念,改进的工作方法,甚至优化表格,从而实现效率。
创新不是修正主义,也不是对先前工作的否定,而是基于良好经验的大胆尝试。
四、学习分解协作任务
每天都有大大小小的工作任务,特别是行政工作部门。在确定了任务并确定了任务的目标之后,要做的第一件事不是努力工作,而是努力把任务分解,寻找合作的可能性,特别是重要的任务。
根据自己和团队的能力,对分解的任务进行分类和合作。十个手指有长有短,让最擅长的人去做最擅长的事情效率最高,如果分配给你的任务不是你最擅长的,找一个比你更擅长的人做老师。
五、学会做好工作和时间计划表
根据你的整体观点和远见,尽可能做好工作计划和时间计划,这将指导你的年度,每月,每周和每日的工作和时间安排表。
每天睡前或每天醒来后,都要花半个小时来计划工作,清理一天内要完成的事情,列一个清单,或者做一个强有力的记录。无论如何,你心里一定有成算。回到办公室后,可以有条不紊地按照自己的工作日程进行。
如果有计划外的工作安排呢?计划跟不上快速的变化,这是许多人不做计划的借口。计划不是一成不变的,一个好的计划应该有足够的灵活性,根据变化的轻重缓急,计划应该及时修改,除非发生根本性的变化,否则计划的总体方向不会有太大变化。
六、零碎工作要零存整取
工作不熟悉你,不会按照你的意愿出现,他们的出现充满了随机性和突发性,所以有必要工作出现就立刻处理吗?
新人可能会,因为他们中的大多数人都分不清轻重缓急。
也许有几年的工作经验也会,因为他们没有用心。
已经工作五年以上的老职员应该根据工作的重要性和紧迫性区别对待它们,应该学会让非紧急任务等待之后集中处理,这样做不仅整体效率更高而且可见性更强。
七、提前15分钟到达办公室
Alice爸爸是工作部门里在工作这么多年后几乎每天都第一个到的人,早到办公室有三个好处,有助于提高工作效率。
1、早到的前提一定是早起,早起精神更好,有更多的时间来处理或避免不必要的麻烦。有麻烦会影响情绪,不好的情绪会影响工作状态。
2、早起可以避免在上班途中匆匆忙忙,从容地冷静地来到办公室,做工作前的准备,比别人早15分钟进入工作状态。
3、提前到达可以在工作环境中回顾一天的工作,确定优先事项和工作方向,事半功倍的开展工作。
八、延迟15分钟下班
从Alice爸爸带团队开始,他就要求下属每天晚15分钟下班,加班同样有三个好处,有助于提高工作效率。
1、晚下班可以检查当天工作的结果,填补空白,避免明天的工作因为空缺而出现变数,有些工作必须在下班后完成,例如下班后的办公室巡检。
2、加班可以错开下班高峰期,减少路上的交通拥堵高峰,有助于你提前转换角色,也有助于你做当天的反思和为明天做好计划。
3、如果你的上司下班晚了,正好他需要你的帮助,这样你就可以露脸了,更重要的是,你的帮助可以提高他的工作效率。
如果你想在你的事业中有所成就,你应该从提高你的工作效率开始,当然,Alice爸爸说的并不都是正确的,要学习如何筛选和选用。
但小编相信如果你能做到,你一定会获得更多力量!
工作不到五年的人经常抱怨他们有太多的任务,没有时间去学习。没有时间吗?如果你问那些工作了五年的员工,他们总是说工作就是工作。工作多了,他们会做得快,如果他们工作更少,他们会做得慢。如果在那里没有什么事可做,会被领导说。不管老员工的管理问题如何,从新老员工的对话中可以明显看出,新员工说他们没有时间学习是因为他们的工作效率低下。
职场菜鸟如何提升工作效率
哪些因素使职场菜鸟效率低下,没有时间学习?根据许多新员工的表现,小编总结出一下几点。
工作熟练度不够
职场菜鸟,由于对工作感到陌生,甚至在一段时间后已经完全掌握了工作技能,因为职位的需要,他们不得不重新学习其他的工作技能。在过去的几年里,由于未来发展的不确定性,都希望能学到更多的东西来提高自身的能力,也希望能学到更多的东西来确定自己的职业方向。这直接导致了职场菜鸟在职场上的各种技能的不熟练,这自然导致工作速度慢,工作成果低。
对于工作能力不足的问题,菜鸟门应该尽快建立自己的职业定位,并在某些方面迅速提高自己的能力,使他们在这方面的实践能力最大化,以节省时间。
时间概念不强
职场菜鸟,普遍性的没有多少时间概念。看见时就做,对自己的工作时间没有具体安排。你不知道你的时间怎么浪费了。你不知道你花的时间是否合理。得到领导分配的任务,不确定能做多久,没有下意识的强制性概念。
时间概念薄弱的问题应从两个方面加以解决。
1、了解自己的时间分布,找出浪费的原因,分析如何解决浪费时间的问题;
2、建立和强化时间观念,用日历记录日常工作内容,要时刻知道,自己在过去的时间里做了什么?
工作统筹能力不足
这种能力的提高与新员工在工作场所的时间长短成正比。由于缺乏这种能力,新人类不可能理性地安排自己的工作,不可能按照事情的优先顺序和优先顺序安排自己的工作,而且往往导致一项任务没有完成,因为上级要求另一项任务,而放弃了原来的任务。k完成上级的紧急任务,等待上级的紧急任务。当任务完成后,我做的第一个任务是因为时间太长而浪费时间,我必须重新整理我的头脑。为了提高整体规划的能力,我们需要处理以下几个方面。
1、先列出已经为时间设定的任务,并根据设定的时间间隔安排其他工作;
2、逐步培养自己的调度能力,根据自己的喜好,在适当的时间内安排相应的任务;
3.将类似的工作放在一起,以尽量减少主观思维的变化;
第四章。别忙着工作。总是给自己一些灵活性。
任务分解能力不足
有些复杂的工作,那些已经工作多年的好人,会小心地把这个复杂的工作拆开,并逐渐将它分类以完成每一个。
然而,新人类没有分解任务的能力,这就导致了思想的缺乏,越来越复杂,不能系统地完成工作。
由于缺乏任务分解能力,这需要新人始终保持项目管理的概念。无论事情的大小如何,都将根据项目案例进行处理。当问题被捕获时,它将被分解,并根据类别逐步完成其工作并形成自己的工作。任务分解能力。
事实上,具备了这些能力,职场菜鸟也步入了老苑的行列了。如果你现在问他,他会回答上面的时间问题。
你有没有想过,高效能的本质是什么?--
上一篇我们搞清了“高效能”与“高效率”的区别。只要你真的理解这个区别,就已经总可以找到一个事情里真正值得努力的部分了,当然也就总能比别人更快得到价值。
其实你有没有想过,高效能的本质是什么?
高效能的本质就是,如何用同样的资源产出更多的结果。这个思路应用在投资、商业、技术等方面,本质都是一个意思:当资源都同样的情况下,我们用怎么样的方式来配置,产生更多的结果?
举个例子,小强的自我管理课程里第一课讲到的高效能招数:列清单——很多想法在你脑子里很内耗,一条条把它写下来,思路就清晰了,资源就盘活了。
这一个简单的过程其实就用到了很多手机软件里,不止时间管理应用,还有类似的一键清缓存功能,其实就是把占手机脑子(内存)里的东西存到硬盘里去。内存清空,你自然就会觉得思考空间变大。就好像你把你电脑上的窗口一个一个关掉,关到最后你会发现电脑的运行快很多,所以电脑的设计与人脑的设计,包括你在自我管理课程中列清单,都是同样的东西。
我们说过,“高效能”里最底层的逻辑就是「2/8原则」。
没听过我上一节课的同学,都觉得这个还用你说嘛?我懂。
但其实我讲得可能和你的理解完全不一样——在《个人成长的5个正确姿势》里我讲到了这个2/8原则,很多人听完都和我回复说,「2/8原则的三次方」用法极大的刷新了三观。
真正吓人的不是新东西,而是一个老东西你以为理解很多年,其实从来没懂。
今天我就稍微精讲一下这个原则,举两个例子你就明白了。
第一个例子:如何把20块的钢笔卖到200块?
我一个哥们儿正在做这个事情,他是在做礼品钢笔的,成本一二十块钱的钢笔他基本上能卖到七八十块钱,一年出货个三四万,到顶儿了。
再往下面做,要提价就会开始跟LAMY、派克这些钢笔冲突了——他的牌子明显干不过。那怎么样能把他的生意扩大?
我就问他:“你是想卖给客户更多,还是卖给更多客户?”
这是两个概念。卖给客户更多,你就需要在产品线上下功夫,卖给更多客户,你就需要在营销上面下功夫。他选了后者。
好,那我们讨论如何把一只钢笔买到200块钱。
他原来的思路是这样子的:现在20块钱投资,卖80块钱的价格。那么他可以再花80块钱打磨这个产品,然后买最好的钢、最好的工艺,但这个钢笔可能也就能卖100块钱。
这就是我说的2/8定律,20%的钱能做80%好的钢笔,而你要做100%好的钢笔,就需要投入100块钱,而且这个时候还面临很多的PK。
这时候,你可以换一个别的方式来做。
你要思考,客户买你的钢笔,其实是买一个礼品,并不是买一个书写工具,所以他并不在乎它是80分的好写,还是100分的好写。你可以考虑开启“横向的2/8”。
首先,你会发现在笔本身上的投入很容易饱和,那是不是你可以选择把另外的80块钱花在别的地方?
1.用20块钱订购一个牛逼的包装。20块钱已经可以用很好的包装了,甚至可以做成铝合金外盒,里面镶棉再镶黑色的天鹅绒。这个时候你送的不是一个笔,而是一个精致的礼品。
2.如果你一年卖1万支钢笔,那你是否可以花两万块钱,找一个设计师和视频制作团队,打造一个极其漂亮的小宣传单页,以及一个极其漂亮的视频(一般的创意视频也就两三万块钱)。
3.继续,你能不能再花20块钱,给钢笔配一个特别精致的小礼品。20块钱可以买到比如一盒中等的碳素墨水、很好质量的笔记本(市面上大部分卖四五十的笔记本成本也就不到二十块钱)、笔架、裁纸刀……总之,各种提升逼格的东西。
4.你还可以把另外20块返利给购买它的人。这里面可以分两种情况:
如果你是对企业销售的,可以直接给买单人作为回扣,他能高兴死;
如果你是在朋友圈发的话,那千万别直接给20块钱,太二了。你完全可以搞一个活动,比如,手写一行字发到朋友圈,集齐5个赞发给公众号就有机会获得“手写达人”:一等奖1万块深度游给一个人,二等奖IPAD给两个人,三等奖再给三个人,这一共也就两万块预算。
乱七八糟的杂费肯定会上升,但是大头差不多还是100块钱,但是你卖的是什么东西呢?你听我给你安利你感觉一下啊:
这是世界最顶级的钢笔品牌之一(网页的话还配个高逼格视频),它放在一个很好看的灰色或者彩色的盒子里面,盒子一打开,不仅有钢笔,还有放在天鹅绒衬底下的一把银色的裁纸小刀、一个精致的小笔记本……啊,简直是送礼极品。
最后还有一张精美的卡片写着:我们提倡精致的手写生活,如果把你最喜欢的一句话抄下来,和钢笔一起发朋友圈,就有机会获得一万元的凤凰古城的寻笔之旅!
怎么样,是不是有点心潮澎湃?那这个能卖多少钱呢?
280标价,228促销,卖得挺好的。
这个例子虽然是一个纯商业案例,但讲的也是怎样用同样的价值换回来不同的结果,其实就是用到了横向的2/8原则。因为你理解了买钢笔的人要买的是生活方式,是一种调性,这种调性除了笔本身还有很多其它的要素构成。
找到一个目标,下面有多个要素的时候,你不如在每个要素做20%就比你在一个地方做出100%要聪明很多!
放到个人成长这个领域其实也是一个道理。
比如很多人都想做培训师,因为很快(两到三年之内),培训会从出租车模式变成Uber模式——近年所有牛逼的培训师都是掌握了讲课这个通用技能的各行各业专业人士,而不是曾经只四处讲课的专业培训师。所以橙子学院下个月就准备开一门《分享力》的课,教普通人如何做分享。
所以如果你想成为一个好老师,该有哪些技能?
我们调查了100多个老师,包括来自大学、中学以及新东方等其他培训机构的最优秀老师,得出了5项综合技能,也就是说每个好老师都有这5项技能:
1.专业知识:在所教授的领域,系统的、科学的、可验证的知识;
2. 课程设计:掌握根据学生不同需求合理设计课程的能力;
3. 呈现能力:你如何通过语言、动作、及包括课件、多媒体在内的形式去表达;
4. 个人魅力:独具特色的人格魅力;
5. 积极心态:积极的心态以及有重新内在修炼的系统。
可是大部分想做培训师的人,听完别人的课以后,都会以为自己专业知识不够,于是直直的奔着专业去了。请注意,这一奔就是1年。因为你可能四处学习听课后发现还是不够,于是一直学下去。
你基本上是花百分之百的时间把专业补到百分之百,但你还是发现你远远比别人落下了——为什么呢?
因为一个真正聪明的老师他懂得用20%的时间做到专业的80分——就像我并不一定要成为生涯学科的博士我才开始讲课吧。
他们懂得2/8原则的横向使用——专业差不多就好,然后就研究一下课程是怎么设计的,再然后是怎样才能把它讲得更好,接下来怎样才能让自己显得更有魅力,最后研究一下怎样的学习方法和内在调试是最好的。
如果你能用100分的努力,在五项中分别拿到80分,就不要费力在第一项拿100分。因为横向2/8能让你成为一个五项总分400分的老师,而这样一个400分的老师在平台、在资源方面都会远胜于专业100分的老师——如果你在第一轮就比别人慢,那等你跑完所有5项内容,人家都上《百家讲坛》了。
所以,简单来说,二八原则的横向就是希望你看到整个系统的所有要素,这会极大的提升你的效能,因为你懂得在每个小系统里直接投20。
所以我们为什么要开眼界?为什么要读经典书?为什么要见大师?
因为看到全貌能提高效能,横向2/8法则,讲的就是系统的力量。
下次我们讲纵向的2/8,和如何在系统和精深里面找到平衡的PSPS法则。
规划>>>
不断地有人反映,时间不够用、工作效率不高等问题,往往工作了一天,一直处于忙碌中,却不知道自己干了些什么?这都是因为你没有做好时间管理,有效的时间管理是可以发挥极其大的作用的。
4个时间管理方法让你提高50%的工作效率
大部分人都是不知道要怎么进行时间管理的。一般都处于这样的工作状态:想到什么事儿就做什么事,完全没有计划可言,糊里糊涂中荒废了两天!觉得这件事很重要,那件事也要做,结果都只做了一点儿,浪费时间!微信提示消息,查看信息便开始了难以自持的闲聊模式!打开APP推送内容后不可自拔,接连看了很多资讯,重点是这些信息对自己没有任何价值!
尝试做了时间计划表,但没有主次,晚上下班发现还有最重要的工作没有做!那如何才能进行有效的时间管理,让每天的24小时发挥最大的价值呢?想要改变这种情况,可以按以下四个时间管理法则来进行。
1、番茄工作法
选择一个要完成的任务,将番茄时间设定为25分钟,集中精力工作,中途不允许做任何与任务无关的事情,直到番茄时钟响起,然后在纸上画一个X,短暂休息(只需5分钟),每4个番茄就有一个以上的休息时间。这是一种简单易行的时间管理方法。
但在特殊紧急情况下,番茄时钟可以重新启动。常见的番茄工作法应用程序有番茄盒、番茄研究室(ios)、疯狂番茄和番茄钟。他们有自己的长处,可以根据自己的喜好选择。
2、时间管理四象限法
这一次,管理层把我们的事情人为地分成四种类型,即一项重要而紧迫,重要不紧急,紧急不重要,不紧急不重要,然后画一个十字箭头,分别为四个象限中,最重要的事情紧迫的情况下优先级,这一点很重要不紧急的事情要规划,分步实施的过程,紧急不重要的事情区分开的情况下立即处理或减缓一个缓慢的过程,不急不重要的事情,并给下属处理。对此事常用的应用程序是明确的,移动计算机都可以使用,采用四象限规则管理计划,高效和容易。
3、二八时间管理法
应用80%-20%原则..当你有一天中最清醒的头脑时,你应该专注于你需要集中精力的工作。这样,人们只需投入20%就能产生80%的效率。所以,我们需要拿出一天中最有效率的20%的时间(有的在早上,有的在下午和晚上;除了时间,还要看你的心态,你的血糖,你是否有足够的休息等等。),并专注于最困难的科目和最周到的学习。因此,精力充沛的前提是我们必须有一个好的身体才能每天精力充沛。
4.方便使用的时间管理方法
这种方法在过去几年的时间管理方法,这就要求我们把工作日历来管理自己的时间,写在日历和制定计划最重要的事情,什么时候做任何事情,一切都投入足够的精力,投入更多的流行一些努力来完成,带来高效率转化率高的时候,很容易做的家务劳动的双手可以用双手抓住。有一些共同的时间管理工具,如剔名单,精彩列表等,可以让你的时间像海绵里的水一样,越挤越多。
总结:时间管理并不是一件难事,重要的是要对自己的日常任务有个了解,并进行整理,有个自己的时间管理步骤,这样可以有效的节约时间。时间管理很容易,重点是需要自制力去按照计划来执行,并且坚持。
年底啦,工作量繁多,是不是有些焦头烂额?
在职场上,一个人的工作效率等同于一个人的工作能力,这也是领导判断一个员工值不值得栽培,值不值得提拔的重要依据,可见职场工作效率的提速高是多么重要的地件事。但如何提高工作效率,却是很多职场人头痛的事,因为总是觉得自己够努力工作了,但就是效率提不起来,得不到领导的重视。
不要紧,今天小编就为大家带来提高40%工作效率的9大方法,这可是职场高人都懂的工作技巧,大家学习了,也一定能成为一个高效率的员工,能受到领导的重视与喜欢,从而得到晋升的机会。
不要加班
科学研究表明,如果员工的工作时间能从每周6天,每天10小时,减少到每周5天,每天7~8小时,工作效率将会有所提高。
不要同时处理多个工作任务
同时处理多个工作任务会让你的工作速度变慢,并且更容易犯错。
自然光对工作有好处
坐在窗边的员工得季节性情感障碍的概率更小,出勤率也更高。
学会说不
我们不应该死板的努力工作,而应该专注于那些最有价值的工作任务,抛弃没有价值的部分。
别想当一个完美主义者
根据调查研究,员工越是追求完美,工作效率就越低。
停下来,想一想
休息时间可以帮助大脑处理信息,提高创造力,稳固记忆。
散散步
研究表明,步行有助于提高人们的创造力和解决问题的能力。
打个盹
大量证据表明,人们在小憩一会之后,头脑会变得更加灵活。
劳逸结合
工作90分钟,休息20分钟。这种方法可以使人集中精力,拥有更充沛的能量。
初入职场,往往要经历一段工作的“混乱期”。许多人会有这样的困惑:工作量大,还有那么多琐碎的行政事务怎么做得完?
初入职场,往往要经历一段工作的“混乱期”。许多人会有这样的困惑:工作量大,还有那么多琐碎的行政事务怎么做得完?每当接到一个工作任务,不知从何下手?不知如何做职场中的时间管理?其实,养成了以下好习惯就能大大提高工作效率。
1.一份流程指引减少行政事务“纠缠”
作为新人,初期不可避免需要承接许多事务性工作。这些工作琐碎,每天耗时长,较难沉淀工作价值。起初,我每天疲于应对这些事务性工作,占据了大量时间精力,工作成就感极低。后来发现了一个小技巧,这些事务性工作大多是重复性的有规律的。虽然在公司层面也有流程指引,但细分到部门还是有所区别,那么我为何不将工作流程指引梳理出来呢?这个决定很明智,我花了一个小时将手上的行政事务性工作进行分类,将工作流程指引梳理出来。这样的好处是以后遇到同样的事情,或者其他人咨询这类事情,只要看我的流程指引就能一目了然,大大节省了时间。
2.一份通讯录让你找对人,事半功倍
企业越大、沟通成本越高,这是大企业的通病:有时接到一项工作任务,要打2-3个电话,几经周折才能问到对的人。
随着工作模块增多,工作涉及的部门增多,对外供应商接洽,对内各类事项需要大量沟通。通过对工作的阶段性分析发现,沟通耗费了大量时间,影响工作效率。所以,我用思维导图制作了一张常用的通讯录,以部门、具体负责的工作事项为一级主题,以联系方式为子主题。贴在办公桌面,定期更新。这份通讯录与公司总通讯录的区别在于,它聚焦个人的工作内容,简洁明了。事实证明这张思维导图很有效。每当同事或上司询问我xx事情要找谁的时候,我都能快速准确地告知他们。后来,这张通讯录在组内共享使用。
3.开展工作的逻辑比马上行动更重要
在职场中,总有一类人:不经过思考,别人让他做什么就做什么,别人一说要做什么工作,想都不想马上去做,尤其是工作一忙碌起来更是没了分寸。 这样的后果是要不工作方向错了做无用功,要不就是对全盘没有全面的考虑进展不下去,更有甚者,经常做一下问一下上司,做一下又问一下上司。
一开始我也做得不好,后来渐渐形成了自己开展工作的一套逻辑:每当接到一项工作,我一定会先了解项目的背景或拿到方案先看一遍方案(如果事情太小则不需要)。
然后,弄清楚why:为什么要做这项工作。要与上司确认预期要达到的目标,这一点说起来容易做起来并不容易。它直接决定你的工作方向对不对。
what:基于这个目标,我会看看需要做哪些工作,哪些是优先做的,哪些没有那么紧急的,哪些是直接对目标的实现起到关键作用的。
who:每一项工作我需要找到谁来做,寻找对的责任人很重要。这时,我会结合自己的通讯录,请教其他同事,快速找到对的人。
when:每一项工作时间节点是什么,这个时间节点要明确告知你要沟通的这个who,而不是你一个人知道就算了。
where:不仅仅是指地点,还可以问问自己做这项工作在什么地方执行更合适?
how:我要怎样开展这些工作才能达成目标?我要怎样做才能让其他责任人优先处理我的工作?如果上司或上司的上司来开展这项工作,他们会怎么做?
5W1H看似简单,却有许多人在实际的工作场景中做不到,或者用不好。而就是这一个简单的逻辑结构,让我的工作更有成效。
4.不要低估了工作计划和总结的作用
有人一听工作计划和总结就觉得厌烦,觉得写了对工作没有起到作用。其实,它有没有用,关键是在于你怎么去用它。如果你是被迫写,只是为了交差完成工作任务,你会觉得它很占用的时间。
并没有人让我一定要写计划和总结,然而这个小小的习惯让我的全局思维越来越强,让我的工作更有成就感。例如,每当接到一个项目,写完方案之后,我做的第一件事情就是把整个项目后续的推进计划做出来,好处是当上司当别人询问我接下来的安排时,我已经提前了很多个八拍。有了这份计划,不管到了项目的哪个阶段,我都能清楚自己要做什么。
又如,如果是进行到项目某个环节,我会做一张简洁的思维导图,把这个环节所有筹备工作事项列出来,每完成一项就打勾删除,没有完成的继续推进。另外,我每周一早上会根据项目整体计划,花半小时时间制定本周工作计划。每周五下班之前花15分钟做本周总结。一个月下来,这张导图就会形成一份月度周计划和周总结。接下来,我会做一个动作,将它邮件发给我的上司,让她了解我的工作状态,创造她指导我的机会,增进与她的沟通。
不要认为上司不找你,你就不找她。主动沟通工作,会让你获益匪浅。而要做到有效地与上司沟通,前提是你对自己的工作十分清楚,计划和总结显得尤为重要。
5.懂得抬头“探路”而不只是低头做事
通常说职场中的时间管理,大家自然而然会想到四象限法和番茄工作法。然而有许多小习惯也能帮助我们进行时间管理。
例如多留意身边的老同事是如何开展工作的,如何沟通,如何处理各类棘手问题的。多向他们请教交流,你会打开思路,找到更快速更有效的方法。有人也许会问,平时工作中不好意思打断别人,不知怎么请教别人才合适,怎么办?其实,有许多机会可以把握。例如中午吃饭时间,多和同事一起吃饭,放松闲聊的时间会让你有意想不到的收获。平时在办公室还可以多了解别人负责什么工作,多从他们的工作中吸取经验。大胆请教别人,会让对方有成就感,同时可以让我们少走弯路,提高效率。
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6.你不可忽视的电脑桌面
作为职场人士,可以说电脑就是你最重要的办公硬件。有人一打开电脑桌面令人浑身“鸡皮疙瘩”,密密麻麻的文件,令人眼花缭乱(如果你不幸躺枪还请原谅)。
以前,我的桌面虽然不至于密密麻麻的文件,但也经常遇到要什么文件都找不到的情况。现在,我安装了一个好用的软件工具叫“搜狗壁纸”,它不仅可以定期更换电脑壁纸,换一种心情,而且可以快速帮你“收拾”桌面。
现在我的电脑桌面一目了然,左手边有三个文件筐:一个是常用的办公软件,主要是office,思维导图,我的电脑等快捷键。第二个是本周正在处理的文件,每处理完一个就移动至E盘中相应的文件夹。第三个是通讯录文件夹,重点工作的文件资料夹,也就是每天工作中使用频率最高的文件。桌面右手边会有一个电子日历,可以添加会议日程,待办事项,起到备忘和提醒的作用。每天看到这样的电脑桌面,心情好,工作效率也更高。
工作中的好习惯,并非有谁天生就有。而是做一个有心人,时常反思和优化自己的工作,在不断探索中养成好习惯。那么,提高工作效率就是水到渠成的事!以上6个小习惯都是我对实践经验的总结,你也不妨挑几个试试,也许会有意想不到的收获哦!
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